Definition av evenemang - avgränsning

Evenemangsstrategin för Eskilstuna kommunkoncern har fokus på evenemang som

• lockar stor publik och/eller många deltagare
• ger meningsfulla upplevelser för invånare och besökare
• är avgränsade i tid
• ger positiva effekter för besöksnäringen
• stärker varumärket Eskilstuna

Strategin omfattar inte mötesindustrin. Eskilstuna Convention Bureau, som är en del av Destination Eskilstuna AB (tidigare Eskilstuna Marknadsföring) och finansie­ras delvis med medel från besöksnäringen, har uppdraget att värva möten till Eskilstuna.

Styrande dokument

Ett flertal styrande dokument har bäring på Eskilstuna som evenemangsstad, bland andra:

• Idrottspolitisk handlingsplan för Eskilstuna kommunkoncern
• Kulturpolitisk handlingsplan för Eskilstuna kommunkoncern
• Varumärkesplattform
• Riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket
• Eskilstuna Eskilstuna kommuns kommunikationspolicy
• Handlingsplan mot alkohol, narkotika, dopning och tobak
• Riktlinjer för alkoholservering
• Rapport från arbetsmarknads- och näringslivspolitisk beredning 2013
• Ägardirektiv för Destination Eskilstuna AB och bolagen i Eskilstuna kommun­företag.

Övergripande vision

Eskilstuna har en vision om framtiden. Det är en vision för både kommun­koncernens organisation och Eskilstuna som kommun.

Läs mer om Eskilstunas vision

Grundläggande förhållningssätt

Den grundläggande inställningen till att evenemang förläggs till Eskilstuna, Torshälla och landsbygden ska vara bejakande. Kommunen och samarbetspartners ska därför sträva efter att skapa de förutsättningar som krävs för att arrangörer ska vilja förlägga sina evenemang hit.

Alla typer av evenemang är viktiga för att Eskilstuna ska uppnå visionen. Här ska finnas ett rikt utbud av små och större evenemang. Det kan vara evenemang som vänder sig såväl till invånare som till besökande. Vi ska ha evenemang som är breda och folkliga, men även evenemang som är nischade.

Vi ska sträva efter att få och erbjuda evenemang som intresserar och involverar flickor, pojkar, kvinnor och män.

Evenemangen ska vara hållbara ur ett miljömässigt, socialt och samhällsekono­miskt perspektiv.

Evenemang av olika slag

I Eskilstuna finns evenemang av många olika slag. En pyramid med en bred bas och en topp illustrerar Eskilstunas olika evenemangsnivåer. Alla nivåer är viktiga, men kräver olika typer av insatser av olika aktörer. Det finns också evenemang som kan växa till en högre nivå genom samverkan med flera aktörer.

Nivå 1-2 är den viktiga basen. Här finns bredden av kultur- och idrottsevenemang.

Nivå 3 har potential att växa, genomförs ofta av stora projektgrupper och involve­rar många, såväl föreningar, organisationer, företag och andra aktörer.

Nivå 4 och 5 kan kräva ett omfattande värvningsarbete, med lång planeringspro­cess, med flera aktörer inblandade.

Lokala evenemang – nivå 1

Ur bredden växer professionella utövare fram. Det lokala kulturlivet och idrotten utgör med hela sin bredd och rikedom den nödvändiga basen för evenemang och möten i Eskilstuna. Ansvaret för genomförandet ligger på arrangören själv. Det är återkommande tillfällen under året och det finns en rutin och struktur som är rela­tivt enkel.

Kommunen kan vara arrangör men bidrar framför allt till föreningslivet genom att tillhandahålla lokaler, anläggningar och bidrag.

Större lokala och regionala (återkommande) evenemang – nivå 2

Samverkan sker i större omfattning än under nivå 1. Ansvaret för plane­ring/genomförande kan ligga på mer än en organisation/förening.

Kommunen är ibland arrangör men bidrar framför allt till föreningslivet genom att tillhandahålla lokaler, anläggningar och bidrag.

Större regionala och medelstora nationella evenemang – nivå 3

På denna nivå handlar idrotten om tävlingar och cuper som vuxit sig stora. Inom kultur och nöje finns större festivaler, gästspel, utställningar och konserter. Ansva­ret för planering och genomförande ligger hos en arrangör.

Genomförandet sker oftast i sam­verkan med flera aktörer, där kommunkoncernen ibland deltar. Här finns evenemang med stor potential att växa och nå högre nivåer i pyramiden.

Nationella och internationella evenemang – nivå 4

På denna nivå återfinns SM och i vissa fall NM inom många idrotter, vissa andra större idrottsevenemang och stora återkommande kultur- och idrottsevene­mang.

För att denna typ av evenemang och möten ska komma till Eskilstuna krävs ofta ett värvningsarbete som gjorts av flera aktörer tillsammans. Planering, genomförande och ledning kan ske tillsammans med aktuellt förbund/nationell organisation, det lokala föreningslivet och näringslivet och kommunkoncernen.

Stora nationella och internationella evenemang (engångstillfälle) – nivå 5

I toppen av pyramiden återfinns stora internationella kultur- och idrottsevenemang och andra stora internationella/nationella projekt. Dessa evenemang är viktiga för att

• Visa på kommunens unika möjligheter.
• Stärka kommunens, regionens och landets varumärken.
• Ge kommunen en kvalitetsstämpel som evenemangsstad internationellt.
• Skapa tillväxt och turistekonomiska inflöden.
• Skapa arbetstillfällen.
• Erbjuda regionens invånare livskvalitet.
• Stimulera och inspirera ungdomar till att själva aktivt delta i kultur- och idrotts­aktiviteter.

Värvningsarbetet startar ibland flera år före genomförandet och kan kräva delaktig­het av flera olika instanser. Genomförandet kräver ett stort lokalt engagemang från föreningsliv, näringsliv och kommunkoncern och struktur med styrgrupp, projekt­grupper och arbetsgrupper, med mandat och ansvarsfördelning tydligt dokumen­terat.

Övergripande mål för Eskilstuna som evenemangsstad

Eskilstuna

• är en trovärdig och pålitlig evenemangsstad som erbjuder service i toppklass, skapar möjligheter och gör det enkelt för arrangörer.
• erbjuder en mångfald av evenemang där flickor och pojkar, kvinnor och män tar aktiv del av utbudet.
• har evenemang som lockar besökare nationellt och internationellt.

Vi är modiga och välkomnar evenemang som är unika och nyskapande. Vi använ­der evenemangen för att stärka Eskilstunas varumärke.

Delmål & uppföljning

1. Eskilstuna är en professionell trovärdig och pålitlig evenemangsstad som erbjuder service i toppklass, skapar möjligheter och gör det enkelt för arrangö­rer.

Delmål

• Det är lätt för arrangörer att genomföra evenemang.
• Kommunkoncernens scener och arenor håller god kvalitet.
• Arrangörerna får ett gott bemötande av personer med rätt kompetens.
• Eskilstuna har ett gott rykte bland lokala och nationella arrangörer.
• Evenemangen genomförs på ett hållbart sätt.

Mätning

• Arrangörers nöjdhet med kommunens service och bemötande.
• Arrangörers nöjdhet med arenor och scener.
• Antal arrangörer som genomför flera evenemang.
• Antal evenemang på nivå fyra och fem som är miljödiplomerade.

2. I Eskilstuna finns en mångfald av evenemang där invånarna tar aktiv del av utbudet.

Delmål
Invånarna är nöjda med kulturutbudetInvånarna är nöjda med idrottsutbudetEvenemangen är kända hos invånarna.Föreningsliv/arrangörer/aktörer upplever att det är bra samverkan

Mätning

• Nöjd regionindex, tillgång till idrott och kultur (SCB)
• Nöjd medborgarindex, utställningar, konst, konserter, teater (SCB)
• Liv & hälsa ung (Sörmlands läns landsting)
• Skolenkäten (Eskilstuna kommun)
• Årlig sammanställning om samverkan mellan föreningsliv och arrangörer

3. Eskilstuna har evenemang som lockar besökare nationellt och inter­nationellt.

Delmål

• 6 evenemang nivå 4 varje år
• 1 evenemang nivå 5 varje år

Mätning

• Samhällsekonomiska effekter
• Antal evenemang

4. Vi är modiga och välkomnar evenemang som är unika och nyskapande. Vi använder evenemang för att stärka Eskilstunas varumärke.

Delmål

• Genom omvärldsbevakning hitta potentiella evenemang, varav minst 4 per år värvas till Eskilstuna.
• Aktörer och intressenter upplever att de får ett gott stöd för att förverkliga idéer om evenemang.
• 50 evenemang uppmärksammas regionalt och nationellt årligen.

Mätning

• Kvalitativ analys, uppföljning av evenemangsåret;
  • nyskapande kombinationer av evenemang (t.ex. idrott+kultur)
  • på oväntade/otraditionella platser

• Antal artiklar/omnämnanden i regional och nationell media.
• Mäta samhällsekonomiska effekter av evenemangen.
• Antal aktiva arrangörer.

Målgrupper & aktörer

Primära målgrupper & aktörer

De primära målgrupperna är de som påverkas mest eller som behöver involveras för att förverkliga evenemangsstrategin.

Besökare

• Invånare
• Tillresta besökare och hemvändare

Direkt berörda medarbetare inom kommunkoncernen (primära aktörer).

Arrangörer

• Lokala föreningar
• Evenemangsarrangörer och produktionsbolag, lokalt och nationellt.
• Branschorganisationer och förbund

Media

• Lokal
• Nationell
• Bransch
• Aktörer sociala medier

Sekundära målgrupper & aktörer

Medarbetare inom kommunkoncernen (sekundära aktörer)

• Handel och servicenäringen
• Samarbetspartners
• Besöksnäringen
• Myndigheter
• Resebolag

Sponsorer

Roller och ansvar

Ett flertal av kommunkoncernens förvaltningar och bolag är mer eller mindre in­vol­ve­rade när större evenemang genomförs. Den övergripande processen "Tillhanda­hålla kultur och berikande fritid" är indelad i tre huvudprocesser. Beskriv­ningen nedan utgår från två av processerna; Skapa förutsättningar för kultur och berikande fritid respektive Genomföra verksamheter för kultur och berikande fritid.

Primära aktörer:

Destination Eskilstuna AB

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att
  • Driva, samordna och utveckla varumärket Eskilstuna.
  • I samverkan med KLK arbeta med samverkansavtal för ortsutveckling och varu­märke.
  • Driva och utveckla arbetet med Eskilstuna kommuns evenemangsstrategi.
  • Medverka till att kommunen når målet om sex nationella/internationella evene­mang och ett stort nationellt och internationellt evenemang.
  • I samverkan med lokala aktörer värva minst fyra unika och nyskapande evene­mang till Eskilstuna.
  • Ha en stödjande roll gentemot arrangörer.
  • Arbeta med produktutveckling och bidra till att de kreativa näringarna utveck­las.

• Genomför kommunkoncernens större evenemang i bred samverkan med aktörer i Eskilstuna genom att
  • Arrangera Stadsfestivalen och Springpride
  • Vara behjälplig vid evenemang som nationaldagsfirandet, flaggdagsfirandet och nyårsfirandet.
  • Delta i genomförandet av stora nationella och internationella evenemang.
  • Vara en aktiv partner i planering och genomförande vid andra aktörers evene­mang.

Kultur- och fritidsförvaltningen

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att
  • Tillhandahålla och hyra ut scener, idrottsanläggningar och andra mötesplat­ser, såväl inom- som utomhus, för evenemang. Dessutom finns viss utrust­ning att hyra.
  • Ge bidrag och stöd till föreningar som arrangerar publika arrangemang

• Genomför evenemang som bygger delar av basen inom kultur- och idrottsut­budet genom att
  • Producera och arrangera årliga evenemang, som Världskulturfestivalen, Nordic Art Station och Deckarveckan.
  • Ha en bred kontaktyta med föreningar i Eskilstuna kommun
  • Tillhandahålla digitala kommunikationskanaler som eskilstuna.se och evene­mangsguiden för att sprida information om utbudet.

Stadsbyggnadsförvaltningen

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att
  • Upplåta allmän plats, framför allt parkytor, gatumark och torgytor.
  • Tillhandahålla affischpelare runt om i kommunen för marknadsföring av evene­mang.
  • Vara behjälpliga med att i vissa fall förstärka kollektivtrafik till och från evene­mang samt bistå med att reglera skyltar och parkering.

• Genomför evenemang som exempelvis mobilitetsveckan.
  

Kommunfastigheter

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att bygga och förvalta lokaler och anläggningar.
• Genomför evenemang i form av områdesdagar.

Kommunledningskontoret

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att
  • Tillhandahålla kanaler för kommunikation och marknadsföring.
  • Ger föreningsbidrag och gör samverkansöverenskommelser.

• Genomför evenemang som flaggdagsfirande, nationaldagen, nyårsfirande, Earth Hour, Världsmiljödagen.

Parken Zoo

• Skapar förutsättningar för evenemang genom sin egen attraktionskraft, lockar såväl gäster och medarrangörer samt upplåter parken och Pingvinen för evene­mang.
• Genomför många stora evenemang, framförallt sommartid och utomhus. Målgrup­pen är främst barnfamiljer.

Sekundära aktörer:

Arbetsmarknads- och familjeförvaltningen

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att hantera serveringstillstånd för alkoholservering.

Barn- och utbildningsförvaltningen

• Skapar förutsättningar för barn och ungdomars intresse för att delta och besöka evenemang genom sitt pedagogiska arbete i förskolor och skolor inom bland annat idrott och estetiska ämnen, kanske framför allt genom skapande skola och musikskolan.

Eskilstuna Bad AB

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att tillhandahålla bad- och simanlägg­ningar.

Eskilstuna Energi och Miljö

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att
  • Tillhandahålla el
  • Avfallshantering
  • Miljöcertifiering
  • Aktiv sponsor av evenemang

Miljö- och räddningstjänstförvaltningen

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att
  • vara remissinstans vid polistillstånd
  • hantera tillstånd för livsmedelhantering
  • hantera tillstånd för hantering av brandfarlig vara
  • bedriva tillsyn rörande störande ljud och buller, lukt och ljus
  • bedriva tillsyn rörande brandsäkerhetsfrågor

Munktell Science Park

• Skapar förutsättningar för evenemang genom att upplåta lokaler och bidra med innovativa arbetssätt och metoder.
• Genomför egna evenemang.

Vuxenförvaltningen

• Skapar förutsättningar för att personer med funktionsnedsättningar och äldre ska kunna ta del av evenemang utifrån var och ens intressen och möjligheter.
• Genomför olika former av evenemang på förvaltningens vård- och omsorgsboen­den.

10 steg mot Eskilstuna som en bättre evenemangsstad

Följande tio steg är centrala beståndsdelar i ett kommande arbete för att utveckla Eskilstunas möjligheter att utvecklas som evenemangsstad.

Förenkla för arrangörer

• Kommunen är en tydlig samverkanspart med god samverkan mellan dess förvalt­ningar och bolag.
• Bra bemötande och kompetens hos alla aktörer.
• Utveckla stöd till arrangörer för att underlätta evenemang som är socialt och miljömässigt hållbara.
• Utveckla självservice på webben.

Utveckla våra scener och arenor

• Arbeta för att fylla scener och arenor med rätt evenemang på rätt plats.
• Utveckla utrustning och kompetens.Investera i ett gott värdskap.
• Samarbeta med lokala föreningar och nationella idrottsförbund.

Samarbete med elitidrotten

• Samarbeta med lokala föreningar och nationella idrottsförbund.Utveckla matcher och tävlingar till att bli större evenemang.
• Stärka samverkan mellan kultur och idrott.
• Arbeta mer med marknadsföring av evenemang på kommunens scener och arenor.

Marknadsföring av evenemang

• Arbeta mer med marknadsföring av evenemang på kommunens scener och arenor.
• Verka för ökat intresse från invånarna.
• Utveckla evenemangsguiden.
• Underlätta för media som vill rapportera från evenemang.

Stimulera och vidareutveckla evenemang

• Identifiera och stödja evenemang som kan utvecklas till att få nationell och internat­ionell genomslagskraft.

Satsa på strategiskt viktiga evenemang utifrån varumärkesplattformen

• Miljö och hållbarhet
• Industri och idékraft
• Idrott och musik

Hitta och värva evenemang

• Identifiera evenemang som vi vill ha till Eskilstuna kommun.
• Aktivt arbete för att värva evenemang
  • nivå 4 och 5
  • unika och nyskapande evenemang för Eskilstuna.

• Verka för fler evenemang som lockar publik som traditionellt inte konsumerar kultur- och idrottsevenemang.
• I samverkan med lokala idrottsföreningar etablera kontakt med nationella idrottsför­bund.

Bygga kunskap om kulturvanor- och konsumtionsmönster för att utveckla evenemangsnäringen

• Genomföra kultur- och fritidsvaneundersökningar.
• Samverka med högskolor och universitet.
• Utveckla kunskap avseende hållbara evenemang.
• Arbeta för att utveckla befintligt företagande, nya företag och etableringar inom området kreativa näringar.

Analysera behovet av funktioner inom kommunkoncernen för konstnär­lig ledning och producentskap

• Kartlägga kommunkoncernens nuvarande uppdrag, funktioner och kompetens som påverkar utbudet och placeringen av evenemang.
• Kartlägga behov av att inrätta nya alternativt utveckla befintliga funktioner inom områdena konstnärlig ledning och/eller producentskap som påverkar utbu­det och placeringen av evenemang.
• Säkra kompetens samt samordna och kvalitetssäkra beslut inom kultur- och idrottsområdet som påverkar utbudet och placeringen av evenemang.

Bilda en evenemangsgrupp som kopplas till processutvecklings­gruppen för kultur och berikande fritid

• Verka för möten mellan olika aktörer i Eskilstuna inom föreningsliv, näringsliv och evenemangsbranschen för att göra nya evenemang möjliga.
• Tydliggöra ansvarsfördelning och samordna arbetet inom kommunen.
• Driva och följa upp utvecklingsarbetet med evenemangsstrategin.

Uppföljning

Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljningen av evenemangsstrategin. Respektive nämnd och bolag följer upp sina handlingsplaner årligen. Samordningen sker i process­utvecklingsgruppen för den övergripande processen "att tillhandahålla kultur och berikande fritid".